Deposito delle tesi di dottorato

Dal 2010 gli atenei italiani hanno potuto scegliere se depositare le tesi di dottorato in formato cartaceo o in formato digitale, inizialmente inviando CD o DVD-Rom poi tramite raccolta automatica.

Nel 2023, la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF) è entrata a far parte del Consorzio Interuniversitario Cineca, al fine di migliorare e implementare i servizi di conservazione e accesso a lungo termine per i prodotti digitali della ricerca scientifica degli atenei e dei centri di ricerca italiani.

All’interno di una collaborazione che si prefigura ampia e di lungo periodo, il primo servizio ad essere realizzato è legato alla creazione di un nuovo sistema per il deposito e l’accesso alle tesi di dottorato.
La piattaforma è realizzata da Cineca su ambiente Unitesi e sarà pubblicamente accessibile, a partire da maggio 2024, all’indirizzo: https://tesidottorato.depositolegale.it/.

Le informazioni di seguito riportate si riferiscono alle tesi depositate dopo la messa in esercizio del nuovo ambiente. Per il trattamento del pregresso si veda il paragrafo “Trattamento delle tesi già depositate”.

Le modalità di deposito differiscono in base alle modalità originarie di gestione delle tesi di dottorato da parte dei singoli atenei e vengono di seguito dettagliate.

Atenei che dispongono di un repository istituzionale IRIS per le tesi di dottorato 

Per gli atenei dotati di un repository istituzionale IRIS l’invio a Magazzini Digitali è automatico.

L’invio automatico riguarda tutte le tesi in stato “definitivo/validato”.
Analogamente, saranno inviati in automatico eventuali aggiornamenti sulle tesi già inviate.
All’interno dell’IRIS di Ateneo, nella sezione “SINCRONIZZAZIONI”, sarà a disposizione degli amministratori la voce “Monitoraggio sincronizzazione BNCF”, dalla quale sarà possibile verificare le tesi inviate correttamente e quelle in errore.

Atenei che dispongono di altre tipologie di repository istituzionale per le tesi di dottorato (es. DSpace, Eprints, Esploro ecc.…)

Magazzini Digitali è dotato di un Web service: gli atenei che adottano tipologie diverse di repository possono inviare le tesi tramite client REST.

Le specifiche per lo sviluppo dei client sono definite da Cineca nell’apposita documentazione:
Specifiche Deposito TD Client REST

Le credenziali per l’invio e la modifica dei record possono essere richieste all’indirizzo:
bnc-fi.magazzinidigitali@cultura.gov.it

In un’ottica di collaborazione tra pubbliche amministrazioni e nel rispetto delle previsioni su Riuso e open source dell’AGID si invitano gli atenei che sviluppano i client, a mettere a disposizione le soluzioni per il libero riuso, con le modalità previste dalle Linee guida su acquisizione e riuso di software per le pubbliche amministrazioni.

Atenei che non dispongono di un repository istituzionale per le tesi di dottorato

Gli atenei che non dispongono di un repository istituzionale e che, finora, hanno effettuato il deposito delle tesi di dottorato tramite CD-Rom o analoghi supporti, devono richiedere a BNCF (bnc-fi.magazziniditali@cultura.gov.it) il rilascio di credenziali per il caricamento delle tesi direttamente su Magazzini Digitali.
Il caricamento può essere effettuato per singole tesi o per gruppi di tesi, compilando i campi manualmente oppure utilizzando uno dei formati di upload previsti: BibTEX, EndNote, RIS, CSV, TSV, ISI.

A partire dal 15 maggio 2024 non è più accettato il deposito delle tesi di dottorato su CD-Rom o analoghi supporti.

Per gli atenei che dispongono di un repository IRIS, la mappatura con il tracciato dei metadati, obbligatori e non, utili ai fini del deposito è descritto nel seguente file:
Mappatura DepositoLegale-IRIS.xlsx

Per gli atenei che non dispongono di un repository IRIS e per gli atenei che non dispongono di un repository istituzionale, il tracciato dei metadati, obbligatori e non, utili ai fini del deposito è descritto all’interno del documento di specifiche per lo sviluppo dei client: Specifiche Deposito TD Client REST

Indipendentemente dalla modalità di invio prescelta, si richiede di inviare preferibilmente file in formato PDF/A o comunque in formati standard che agevolino la conservazione sul lungo periodo delle risorse, della dimensione massima di 300 MB.

Eventuali particolari necessità in relazione al formato dei file sono da valutare e concordare preventivamente con BNCF.

A seguito dell’adozione da parte della quasi totalità degli atenei italiani di specifiche policy sull’Open Access e, soprattutto, sulla base delle previsioni dell’art. 14 del DM n. 226/2021, la maggioranza delle tesi di dottorato sono rilasciate in accesso aperto o, nei casi previsti, con un embargo temporaneo di durata variabile (in generale, mai superiore a 36 mesi). 
Sono quindi da considerarsi “residuali” i casi in cui le tesi di dottorato, attualmente, possano essere rilasciate con policy ad accesso ristretto permanente.
Tuttavia, le policy sull’Open access sono state adottate dagli atenei con modalità e tempi diversi, per cui per il pregresso – ovvero per le tesi di dottorato discusse anteriormente all’adozione di tali policy – l’accesso chiuso o ristretto è, invece, molto frequente. 

In linea con il contesto delineato, l’accesso al full text delle tesi di dottorato, a partire dalla piattaforma di Magazzini Digitali, è definito come segue:

• Repository di Ateneo = Accesso Aperto
  ⇒ Magazzini Digitali = Accesso Aperto
• (Per il pregresso e altri casi residuali) Repository di Ateneo = Accesso chiuso o ristretto
  ⇒ Magazzini Digitali = Accesso consentito solo all’interno delle Biblioteche Nazionali Centrali di Firenze e Roma, con filtro per IP delle due Biblioteche.
• Repository di Ateneo = Embargo (temporaneo)
  ⇒ Magazzini Digitali = Accesso chiuso fino al termine dell’Embargo

Si consiglia di compilare sempre, per ciascun allegato, oltre alla policy d’accesso anche la licenza d’uso della tesi e di eventuali allegati, il cui invio a Magazzini Digitali non è attualmente previsto ma che sarà oggetto di future evolutive per tutte le modalità di invio.

Da una prima ricognizione sulle linee guida prodotte dagli atenei per la redazione e il caricamento nei repository delle tesi di dottorato, emergono alcune indicazioni riguardanti l’eventuale presenza nella tesi di dati lesivi o potenzialmente lesivi di diritti di terzi, con particolare riferimento al diritto d’autore (L. 633/1941) e alla tutela dei dati personali e giudiziari (GDPR, in particolare artt. 9-10):

• Contenuti coperti da diritto d’autore: nelle tesi dovrebbero essere inseriti solo contenuti di terzi in pubblico dominio o, nel caso di opere ancora coperte da diritto d’autore, riassunti, citazioni e parti di opere nel rispetto dei limiti consentiti dall’art. 70 della L. 633/1941; in tutti gli altri casi, è necessario ottenere esplicita autorizzazione all’utilizzo da parte del titolare dell’opera.
• Categorie particolari di dati personali e giudiziari: nelle tesi non dovrebbero essere presenti dati personali e giudiziari non trattati in forma anonima.

Inoltre, un buon numero di atenei, prima o contestualmente al caricamento nel repository della tesi di dottorato, richiedono al dottorando/a la firma di una liberatoria o declaratoria relativa all’utilizzo di dati di terzi parti nella tesi. Copia della liberatoria in alcuni casi viene allegata alla tesi all’interno del repository, in altri no (negli IRIS, ad esempio, non vi è ancora questa possibilità). In linea teorica, quindi, non dovrebbero esistere tesi di dottorato contenenti informazioni prodotte da terzi che non siano in pubblico dominio o non utilizzate nel rispetto di quanto previsto dalla L. 633/1941, fatta salva l’esplicita autorizzazione da parte dell’autore ad un uso più ampio, né tesi di dottorato contenenti categorie particolari di dati personali e giudiziari non trattati in forma anonima.

Pertanto, ai fini del deposito presso le Biblioteche Nazionali Centrali di Firenze e Roma, non dovrebbero esserci ulteriori limiti d’accesso, salvo quelli già previsti.

In via residuale, le tesi di dottorato che contengono categorie particolari di dati personali e giudiziari non trattati in forma anonima, sulla base delle specifiche eccezioni previste dal GDPR e di quanto previsto nei regolamenti di ateneo, o ancora che contengono dati legati alla segretezza militare o alla pubblica sicurezza, possono essere inviate al deposito con policy ad accesso ristretto o con un embargo di diversa durata.

Infine, per gli atenei che prevedono tale modalità di gestione delle tesi di dottorato, è possibile inviare anche al deposito due versioni della tesi di dottorato, una integrale e una in cui i dati lesivi o potenzialmente lesivi di diritti di terzi siano oscurati o eliminati.
Magazzini Digitali consentirà l’accesso alla sola versione priva di questi dati o in cui questi siano stati adeguatamente oscurati.
Le modalità di invio delle due versioni di una stessa tesi sono dettagliate di seguito.

Atenei che dispongono di un repository istituzionale IRIS per le tesi di dottorato

Devono essere inviati due file corrispondenti rispettivamente a: 

• Tesi con parti oscurate = disseminata > inviata a BNCF e disponibile in OA 
• Tesi integrale = non disseminata o disseminata con embargo al 31/12/2099 > inviata a BNCF e non accessibile

Atenei che dispongono di altre tipologie di repository istituzionale per le tesi di dottorato (es. DSpace, Eprints, Exploro ecc.…)

Si veda la documentazione per lo sviluppo dei client.

Atenei che non dispongono di un repository istituzionale per le tesi di dottorato

Sarà possibile caricare due file:

• Tesi con parti oscurate = disponibile in OA
• Tesi integrale con embargo al 31/12/2099 = non accessibile

Si ribadisce che, in ogni caso, le Biblioteche Nazionale Centrali di Firenze e Roma non si assumono alcuna responsabilità in relazione al contenuto del materiale depositato, la cui verifica è in carico agli stessi atenei che hanno la responsabilità dell’invio al deposito della tesi di dottorato.

La BNCF è l’istituzione deputata al rilascio del National Bibliography Number (NBN) per le pubblicazioni digitali che sono oggetto di deposito legale o volontario.
NBN è un identificatore persistente basato su URN (Uniform Resource Name) che individua in modo univoco una pubblicazione, consentendo un reperimento affidabile delle risorse archiviate in rete e, allo stesso tempo, favorendo la certificazione dell’autenticità della risorsa, della sua provenienza, dei suoi diritti di sfruttamento.
Tutte le tesi di dottorato, sia già depositate sia che saranno oggetto di futuro deposito saranno dotate automaticamente di NBN.
Il codice NBN è generato contestualmente all’invio di un item, qualunque sia la modalità di invio, e viene fornito in risposta al chiamante quando l’invio ha esito positivo.
Per gli utenti IRIS, l’NBN viene memorizzato nel metadato dc.identifier.nbn.

Il recupero nel nuovo ambiente di Magazzini Digitali delle tesi di dottorato già precedentemente depositate o tramite harvesting automatico o su CD-Rom, avverrà nelle modalità di seguito descritte.

Atenei che dispongono di un repository istituzionale IRIS per le tesi di dottorato

Al momento della messa in produzione del nuovo Magazzini Digitali, tutte le tesi di dottorato presenti nei repository IRIS di ateneo saranno automaticamente inviate a Magazzini Digitali.
Eventuali record relativi a tesi non presenti negli IRIS ma già depositati precedentemente (tramite harvesting da altro repository o su CD-Rom), saranno recuperati a cura di Cineca dall’ambiente legacy di Magazzini Digitali e inseriti nella Collezione dell’ateneo di riferimento, con tempi da definire nel corso del 2024.
Nel frattempo, tutte le risorse restano accessibili, con le modalità precedentemente stabilite, a partire dai cataloghi di BNCF e BNCR.

Atenei che dispongono di altre tipologie di repository istituzionale per le tesi di dottorato (es. DSpace, Eprints, Esploro ecc.…)

Gli atenei che dispongono di altre tipologie di repository istituzionale potranno scegliere, una volta recuperato tutto il pregresso nel corso del 2024, se procedere ad un nuovo invio del pregresso tramite il medesimo client da svilupparsi per gli invii correnti.
Tale opzione consente agli atenei di sanare eventuali invii precedenti errati o incompleti, ma dovrà essere necessariamente e preventivamente concordata con BNCF e CINECA.

Atenei che non dispongono di un repository istituzionale per le tesi di dottorato

Le tesi di dottorato degli atenei che non dispongono di un repository istituzionale e che, fino al 15 maggio 2024, sono stati autorizzati all’invio di CD-Rom, saranno importate, a cura di Cineca, nel corso del 2024, nel nuovo ambiente di Magazzini Digitali.

Per ciascuna tesi di dottorato saranno a disposizione le statistiche di visualizzazione dei metadati e dei file attraverso un grafico pubblico di distribuzione geografica.

Gli atenei che ancora non usufruiscono del servizio di deposito delle tesi di dottorato in formato digitale, con una delle tre modalità sopra descritte, possono inviare richiesta formale di adesione, compilando il modello a disposizione, agli indirizzi PEC delle due Biblioteche Nazionali Centrali di Firenze e Roma:

• bnc-fi@pec.cultura.gov.it
• bnc-rm@pec.cultura.gov.it

• Ministero dell’Università e della Ricerca  D.M. 14/12/2021, n. 226 – Regolamento recante modalità di accreditamento delle sedi e dei corsi di dottorato e criteri per la istituzione dei corsi di dottorato da parte degli enti accreditati 

Art. 14  Anagrafe dei dottorati e banca dati delle tesi di dottorato
c. 2. Entro trenta giorni dalla discussione e approvazione della tesi, l’Università deposita copia della stessa, in formato elettronico, nell’Anagrafe di cui al comma 1, in una specifica sezione ad accesso aperto. Previa autorizzazione del collegio dei docenti, possono essere rese indisponibili parti della tesi in relazione all’utilizzo di dati tutelati ai sensi della normativa vigente in materia. Resta fermo l’obbligo del deposito della tesi presso le biblioteche nazionali centrali di Roma e di Firenze.

• Addenda alle linee guida della CRUI per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti

Si invitano i gestori dei repository di ateneo a dare rispettoso corso a quanto previsto dalla normativa vigente e nei regolamenti interni in materia di dottorato di ricerca e accesso aperto.
 

Biblioteca Nazionale Centrale Firenze | Servizio Magazzini Digitali
bnc-fi.magazzinidigitali@cultura.gov.it

Responsabile: Dott.ssa Chiara Storti